Support 24/7: +48 61 646 07 77
Wybór odpowiedniego planu Microsoft 365 może znacząco wpłynąć na produktywność, bezpieczeństwo i efektywność pracy w Twojej organizacji. Z różnorodnością pakietów dostosowanych do różnych potrzeb biznesowych, od małych firm po duże korporacje, kluczowe jest zrozumienie, jakie funkcje i narzędzia są najbardziej odpowiednie dla Twojego zespołu. Ten artykuł pomoże Ci dokonać świadomego wyboru, prezentując szczegółowe porównanie dostępnych planów Microsoft 365.
Z tego artykułu dowiesz się:
Microsoft 365 to wszechstronne rozwiązanie biznesowe oferowane przez Microsoft, które łączy w sobie nie tylko aplikacje pakietu Office, ale także przy wyborze odpowiedniej subskrypcji/pakietu, system operacyjny Windows 10 (lub Windows 11 w nowszych wersjach), a także szereg zaawansowanych narzędzi zabezpieczeń i usług zarządzania. To rozwiązanie zaprojektowane jest z myślą o organizacjach i przedsiębiorstwach, które poszukują kompleksowego pakietu umożliwiającego efektywną pracę, bezpieczeństwo danych oraz zarządzanie zasobami IT.
W skład Microsoft 365 wchodzą dobrze znane aplikacje, takie jak Word, Excel, PowerPoint, które są niezbędne w codziennej pracy biurowej, ale takaże najnowszy system operacyjny. Dodatkowo pakiet oferuje nowoczesne narzędzia, takie jak Teams, które umożliwiają efektywną komunikację i współpracę zespołową w czasie rzeczywistym. Dodatkowo, wybierając odpowiednio rozszerzony abonament, otrzymujesz komplet naprawdę zaawansowanych narzędzi pozwalający na kompleksowe zarządzanie organizacją, narzędzia współpracy oraz bezpieczeństwa. Poniżej przygotowaliśmy listę najważniejszych funkcjonalności oraz przykłady wykorzystania.
Microsoft 365 zawiera wszystkie popularne aplikacje pakietu Office, takie jak Word, Excel, PowerPoint i Outlook, które są standardem w pracy biurowej. Aplikacje Office są dostępne w wersjach online oraz jako instalacje na urządzeniach.
OneDrive: usługa przechowywania w chmurze, która zapewnia bezpieczne miejsce na dokumenty i pliki, umożliwiając łatwy dostęp i współdzielenie z każdego miejsca i urządzenia.
Kluczowym elementem Microsoft 365 jest włączenie do wyższych pakietów systemu operacyjnego Windows 10 lub Windows 11. Wybierając rozwiązania M365 musisz podjąć decyzję o Twoich potrzebach dopasowując do nich dostępny pakiet. Porównanie pakietów pojawi się w kolejnym rozdziale.
Microsoft 365 wyróżnia się kompleksowymi rozwiązaniami w zakresie zabezpieczeń, w tym ochroną przed zagrożeniami cyfrowymi, zaawansowanym zarządzaniem tożsamościami i dostępem, oraz zabezpieczeniami informacji. Funkcjonalności to np.:
– Microsoft Defender dla Office 365: zapewnia ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, phishingiem i innymi atakami internetowymi. Obejmuje funkcje takie jak analiza zachowania, wykrywanie anomalii i automatyczne reagowanie na zagrożenia.
– Zarządzanie tożsamością i dostępem: uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA), warunkowy dostęp i zaawansowane zarządzanie tożsamościami w Azure Active Directory.
– Ochrona informacji: klasyfikacja i ochrona danych za pomocą etykietowania, monitorowanie przepływu informacji i prewencyjne zabezpieczenia przed utratą danych (DLP).
– Zarządzanie zagrożeniami: narzędzia do proaktywnego wykrywania, dochodzenia i reagowania na cyber zagrożenia.
– Szyfrowanie: szyfrowanie wiadomości e‑mail i plików w celu ochrony danych przed nieautoryzowanym dostępem.
– Zarządzanie zgodnością: narzędzia do zarządzania ryzykiem zgodności, audytowania i raportowania, pomagające w przestrzeganiu regulacji prawnych, takich jak GDPR.
W pakiecie znajdują się narzędzia takie jak Microsoft Teams, SharePoint i Yammer, które umożliwiają efektywną współpracę i komunikację w zespole, niezależnie od lokalizacji jego członków. Ponadto, możesz wykorzystać te narzędzia do zarządzania treścią i współpracy, pozwalają także na tworzenie stron internetowych, intranetów i portalów współpracy, umożliwiając efektywne zarządzanie zasobami i dokumentami w organizacji.
Microsoft Exchange jest kluczową częścią Microsoft 365, stanowiąc zaawansowaną platformę do zarządzania pocztą elektroniczną i kalendarzami. Exchange oferuje nie tylko usługi poczty e‑mail, ale także rozbudowane możliwości zarządzania kalendarzami, zadania, kontakty oraz funkcje związane z bezpieczeństwem i archiwizacją danych.
Funkcjonalności:
– Zarządzanie pocztą: profesjonalne funkcje zarządzania e‑mailami, w tym filtry antyspamowe i antywirusowe.
– Kalendarze i spotkania: umożliwia zarządzanie kalendarzami, planowanie spotkań oraz udostępnianie kalendarzy w zespole.
– Zabezpieczenia i zgodność: wbudowane zabezpieczenia, w tym ochrona przed utratą danych i szyfrowanie.
– Dostęp mobilny i webowy: pełny dostęp do poczty e‑mail i kalendarza z dowolnego urządzenia mobilnego lub przez przeglądarkę internetową.
Microsoft 365 zapewnia wsparcie dla pracy zdalnej poprzez:
– Dostęp do aplikacji z każdego miejsca: Dzięki chmurowej infrastrukturze użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do swoich dokumentów i aplikacji z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu, co jest kluczowe dla mobilności i elastyczności pracy.
– Synchronizacja danych: OneDrive umożliwia automatyczną synchronizację danych między różnymi urządzeniami, zapewniając ciągłość pracy i dostęp do aktualnych wersji dokumentów.
Zarządzanie urządzeniami i aplikacjami w Microsoft 365 obejmuje kilka kluczowych aspektów:
Microsoft Endpoint Manager (w tym Intune i Configuration Manager): umożliwia zarządzanie urządzeniami mobilnymi, komputerami stacjonarnymi, a także aplikacjami w organizacji. Administratorzy mogą centralnie konfigurować polityki, zarządzać ustawieniami bezpieczeństwa, instalować i aktualizować oprogramowanie, a także zdalnie diagnozować i rozwiązywać problemy z urządzeniami.
—
CIEKAWOSTKA!
Bardzo dobrym przykładem jest to, że zespół IT jest w stanie skonfigurować sprzęt będący jeszcze u producenta/dystrybutora w pudełku, bez konieczności fizycznego kontaktu z nim. Zatem, osoba końcowa otrzymuje skonfigurowany sprzęt w folii 🙂
—
– Zarządzanie tożsamościami i dostępem: dzięki integracji z Azure Active Directory, Microsoft 365 umożliwia kontrolę nad tym, kto i w jaki sposób uzyskuje dostęp do firmowych zasobów. Funkcje te obejmują uwierzytelnianie wieloskładnikowe, zarządzanie tożsamościami użytkowników i grup, a także nadawanie odpowiednich uprawnień.
– Zabezpieczenia aplikacji: możliwość zarządzania aplikacjami na urządzeniach użytkowników, w tym zasadami dotyczącymi danych firmowych w aplikacjach mobilnych. Zapewnia to ochronę danych firmowych nawet na urządzeniach osobistych pracowników (BYOD – Bring Your Own Device).
Kontrola i zgodność z przepisami w Microsoft 365 odnoszą się do kilku ważnych funkcji:
– Microsoft Compliance Center: Narzędzie to umożliwia zarządzanie zgodnością i ryzykiem, oferując kompleksowy przegląd stanu zgodności organizacji. Umożliwia to identyfikację i zarządzanie potencjalnymi zagrożeniami zgodności, a także monitorowanie i raportowanie w zakresie przestrzegania przepisów.
– Ochrona danych i prywatności: Microsoft 365 oferuje zaawansowane narzędzia do ochrony danych, takie jak szyfrowanie, klasyfikacja danych, a także prewencyjne polityki ochrony przed utratą danych (DLP – Data Loss Prevention). Te narzędzia pomagają w zapewnieniu zgodności z różnymi przepisami o ochronie danych, takimi jak GDPR.
– Zarządzanie informacjami: Możliwość zarządzania cyklem życia danych, w tym przechowywaniem, archiwizacją i usuwaniem informacji zgodnie z wewnętrznymi zasadami i wymogami prawnymi.
Microsoft 365 zawiera Power Automate (dawniej Microsoft Flow), narzędzie do automatyzacji procesów, które umożliwia tworzenie i wdrażanie ścieżek pracy. Użytkownicy mogą automatyzować powtarzające się zadania i procesy biznesowe, integrując aplikacje i usługi. Dzięki temu, możliwe jest zwiększenie efektywności operacyjnej, poprzez automatyzację zadań, takich jak przetwarzanie danych, zarządzanie zgłoszeniami, czy komunikacja między różnymi systemami.
Przykład:
Załóżmy, że firma regularnie otrzymuje faktury od dostawców za pośrednictwem e‑maila. Proces przetwarzania tych faktur i wprowadzania danych do systemu księgowego może być czasochłonny i podatny na błędy.
Z Power Automate, można utworzyć ścieżki działania, które automatycznie:
To tylko jeden z wielu przykładów, jak Power Automate może być wykorzystany do usprawnienia procesów biznesowych w organizacji. Narzędzie to oferuje szerokie możliwości dostosowania i integracji, co pozwala na automatyzację wielu różnych zadań i procesów.
Microsoft Planner i To Do to narzędzia do zarządzania zadaniami i organizacji pracy, dostępne w ramach Microsoft 365. Planner pozwala zespołom na tworzenie planów, organizowanie i przypisywanie zadań, udostępnianie plików, a także na współpracę nad projektami. Z kolei Microsoft To Do to osobisty menedżer zadań, który pomaga planować codzienne obowiązki, ustalać priorytety i utrzymywać produktywność.
Przykład wykorzystania Microsoft Planner i To Do:
Załóżmy, że zarządzasz projektem marketingowym w firmie, który wymaga koordynacji wielu zadań między różnymi członkami zespołu. Możesz wykorzystać Microsoft Planer do organizacja całego projektu:
Jest to narzędzie podobne do tych najbardziej znanych na rynku jak Trello, Asana, Monday czy Nozbe.
Zarządzanie codziennymi obowiązkami z Microsoft To Do:
W tym scenariuszu, Microsoft Planner służy jako centralne miejsce do zarządzania większym projektem i koordynacji pracy zespołu, podczas gdy Microsoft To Do pomaga w organizacji osobistych zadań i codziennych obowiązków, zapewniając, że nic ważnego nie zostanie przeoczone.
Microsoft Viva, część ekosystemu Microsoft 365, to platforma doświadczeń pracowniczych, która integruje komunikację, wiedzę, uczenie się, zasoby i analizę. Jednym z komponentów jest Viva Insights, który dostarcza analityki i rekomendacje pomagające poprawić dobrostan pracowników i efektywność pracy. Narzędzie to pozwala na analizę wzorców pracy i sugeruje optymalne przerwy, dedykowany czas na skupienie, oraz lepsze zarządzanie kalendarzem.
Przykład wykorzystania Microsoft Viva Insights:
Załóżmy, że w firmie chcesz poprawić system pracy zespołu oraz zwiększyć ich efektywność, jednocześnie dbając o równowagę między pracą a życiem prywatnym.
– Analiza schematów pracy:
Z Viva Insights możesz uzyskać wgląd w to, jak pracownicy spędzają swój czas w pracy. Narzędzie analizuje kalendarze i aktywności, identyfikując wzorce, takie jak długie godziny pracy bez przerw czy nadmierne uczestnictwo w spotkaniach.
– Rekomendacje dla pracowników:
Na podstawie zebranych danych, Viva Insights może generować spersonalizowane rekomendacje dla poszczególnych pracowników. Przykłady to sugerowanie zablokowania czasu w kalendarzu na nieprzerwaną pracę kreatywną, rekomendowanie przerw na odpoczynek czy proponowanie ograniczenia liczby spotkań.
– Wskazówki dla menedżerów i liderów:
Viva Insights dostarcza również wskazówki dla menedżerów i liderów zespołów, pomagając im lepiej rozumieć potrzeby swoich pracowników. Może to obejmować sugestie dotyczące zmiany organizacji pracy zespołu, zmniejszenia obciążenia spotkaniami, czy promowania zdrowych nawyków pracy.
– Poprawa systemów działania pracowników:
Korzystając z informacji i rekomendacji Viva Insights, firma może podejmować świadome działania na rzecz poprawy dobrostanu pracowników, takie jak wprowadzenie polityk dotyczących pracy zdalnej, elastycznych godzin pracy, czy zachęcanie do regularnych przerw.
– Automatyczne aktualizacje: subskrypcja Microsoft 365 gwarantuje dostęp do najnowszych wersji aplikacji i usług, co zapewnia ciągłe ulepszenia funkcji i bezpieczeństwa.
– Wsparcie techniczne: Microsoft oferuje wsparcie techniczne dla użytkowników Microsoft 365, w tym dostęp do zasobów online, pomoc techniczną i wsparcie w rozwiązywaniu problemów.
Wybór odpowiedniego pakietu Microsoft 365 zależy od specyficznych potrzeb Twojej organizacji, rozmiaru zespołu, wymagań związanych z bezpieczeństwem, oraz dostępnego budżetu. Microsoft 365 oferuje różnorodne pakiety, każdy z innym zestawem funkcji i narzędzi, które są dostosowane do różnych typów użytkowników i firm.
Idealny dla małych firm lub start‑upów potrzebujących podstawowych narzędzi do pracy zdalnej i współpracy, bez zaawansowanych wymagań IT:
Dla firm, które potrzebują pełnych wersji aplikacji Office oraz dodatkowych narzędzi do współpracy:
Dla firm wymagających zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa i zarządzania urządzeniami:
Dla dużych przedsiębiorstw poszukujących kompleksowego rozwiązania z zaawansowanymi funkcjami bezpieczeństwa i zgodności:
Wybór odpowiedniego pakietu Microsoft 365 powinien być oparty na dokładnej analizie potrzeb biznesowych, wymagań technologicznych oraz priorytetów w zakresie bezpieczeństwa i zarządzania. Każdy z pakietów ma swoje unikalne cechy, które najlepiej dopasować do profilu działalności i rozmiaru organizacji.
Wybór odpowiedniego planu Microsoft 365 to kluczowa decyzja, która może wpłynąć na każdy aspekt działalności Twojej organizacji. Od podstawowych pakietów, takich jak Microsoft 365 Business Basic, idealnych dla mniejszych firm potrzebujących podstawowych narzędzi do pracy i współpracy, po bardziej zaawansowane plany, jak Microsoft 365 E3, oferujące rozszerzone funkcje bezpieczeństwa i zarządzania dla dużych przedsiębiorstw, Microsoft 365 dostarcza rozwiązania dostosowane do każdej skali działalności.
Kluczowe jest dokładne zrozumienie własnych potrzeb biznesowych, wymagań technologicznych i priorytetów w zakresie bezpieczeństwa. Dla mniejszych firm i start‑upów, niższe pakiety mogą zapewniać wystarczające funkcje przy niższych kosztach. Dla większych organizacji, inwestycja w wyższe pakiety może przynieść znaczące korzyści w postaci zaawansowanych narzędzi zarządzania, bezpieczeństwa i zgodności.
![Bezpieczeństwo środowisk testowych [krótki poradnik dla DevOps/SysOps]](https://centuria.pl/wp-content/uploads/2022/09/07-12-bezpieczenstwo-srodowisk-424x228.jpg)
